МИЛЛИОНЫ ЗА ДОХОДЧИВОСТЬ

Текст: 
Анна Савинова

МИЛЛИОНЫ ЗА ДОХОДЧИВОСТЬ или как правильно заполнить бриф/техническое задание

Бывает, создал предприятие, вложил всю душу, всех всему научил, ремонт в офисе сделали как с картинки, в почте корпоративной разобрались и избавились от всех ошибок, а толку — чуть да маленько. Отделы между собой коммуницируют плохо, с заказчиками вечно какая-то трагикомедия в двух томах, а с поставщиками — в трех. И вот тут самое время заглянуть в… брифы, или технические задания (далее будем их называть ТЗ). Очень много интересных открытий можно совершить! Сегодня говорим о том, как правильно и эффективно заполненный бриф/ТЗ может помочь вашему бизнесу

Начнем с определения. По сути своей что бриф, что техническое задание — то, что вы передаете другому отделу или внешнему подрядчику. И в этом документе вы описываете все свои пожелания по виду, качеству и срокам задания, которое поручаете. Чувствуете? Корреляция прямая — мы получим то, что попросили. Но почему-то так повелось, что эту простую логику специалисты часто не усматривают, к заполнению брифов/ТЗ относятся ≪наавось≫. И только потом, когда в ответ на ≪авось≫получают ≪абыкак≫, удивляются и разводят руками. А тут и сроки начинают поджимать, как правило. В результате в свет выходит ≪какбы авось, но мы старались≫. И вот этого можно избежать. Сегодня поговорим, как именно.

Топ-5 вопросов для брифа/ТЗ:

1. Цель проекта

≪Хочу, чтобы работало лучше≫, ≪хочуувеличить продажи≫, ≪хочу, чтобы было красиво≫— не цели. Правильно сформулированную цель легко понять, легко измерить. И понять, удалось ли ее добиться или нет. А еще цель должна быть сформулирована в одном предложении. Чтобы ее было легко понять. Пример: ≪Хочуувеличить продажи на 25 %≫.

2. Подробности и пожелания.

Да, их тоже важно прописать. Если вы вчера видели фильм и вам понравился стиль съемки, а на носу рекламный проект — не забудьте это указать. Это, казалось бы, самый легкий, но одновременно и самый коварный пункт. Потому что если вам, например, что-то очевидно и вы не сообщите об этом подрядчику — не факт, что и ему тоже это очевидно. Пример: на этикетке вашего корма для животных всегда размещается только рыжий кот. Это ваш форматный признак. Однако в брифе для рекламного ролика вы не прописали, что кот должен быть рыжим. В итоге на видео — черный кот, действительно красивый, но черный. Кто виноват?

3. Ограничения.

Вот этот пункт редко увидишь в брифе, а зря. Потому что для того, чтобы креативно решить задачу, подрядчику нужно не только знать, что делать, но и… правильно, понимать, чего делать категорически нельзя! Да, придется напрячься, но каждое слово в этом пункте избавит вас от переделок. Пример: не используйте при изготовлении фирменного десерта для юбилея нашей компании арахис — у нескольких сотрудников на него аллергия.

4. Возможности.

Здесь нужно четко описать все ресурсы, которыми вы располагаете. Кроме денег. Деньги — это в договоре и расчете цены. В этом же пункте стоит отметить, можете ли вы немного упростить подрядчику жизнь. Пример: в рекламе вашего корма для животных вы всегда снимаете рыжего кота. Своего. И в этот раз кот, очевидно, не будет против. Вот об этом надо сообщить подрядчику, пока он не измучил всех своих знакомых.

5.Стиль решения.

Этот вопрос часто проговаривают устно и на этом останавливаются. А зря. Потому как те, кто проговаривал, в конечном счете очень редко еще и являются исполнителями. И последним невдомек, что там первые решили в устной беседе. Да и вообще, лишнее напоминание тут совсем не лишнее. Пример: решение нужно дерзкое, вычурное, запоминающееся, вирусное. «Хочу, чтобы работало лучше», «хочу увеличить продажи»,«хочу, чтобы было красиво»решение нужно дерзкое, вычурное, запоминающееся, вирусное

Теперь — о грамотности

Да, здесь хочется добавить ≪каквсегда, о грамотности≫. И, несмотря на долю иронии, это очень важный вопрос. Потому как коммуникация — штука двусторонняя. И вторая сторона должна понять первую. А для этого нужно, чтобы было написано правильно, грамотно и понятно. Плохой пример: ≪Отмена. 3 Переяславка, 1 Масленица≫.

Хороший пример: ≪Первогочисла у нас запланировано мероприятие в Переяславке, но в эти дни будет Масленица. Просят перенести на третье число≫.

Теперь — о деталях

ведь мы помним, кто в них скрывается. Да, расписывать все с нуля долго и хлопотно. Зато безопасно. Вот вам наш чек-лист для проверки брифа/ТЗ, каждый пункт здесь написан на основе допущенных ошибок, а значит, убытков:

  1. Технические требования.

Не ленитесь! Тем более и выдумывать их не надо, достаточно применить ≪Ctrl+C — Ctrl+V≫.

Плохой пример: ≪Требуется64 рамки А4≫. Плохой результат: ≪64 пластиковые розовые рамки А4, а вы награждаете нефтяников≫.

Хороший пример: ≪Требуется 64 рамки формата А4. Черные или темно-коричневые. Пластиковые ламинированные ≪поддерево≫или деревянные. Стиль — официально-деловой. Сзади — замковая система крепления≫.

Хороший результат: вам не стыдно перед нефтяниками.

2. Отсутствие профессионального сленга.

Бывает так, что штатного экстрасенса уволили и приходится объясняться простыми человеческими словами. И вот здесь потребуется поднапрячься, потому что заполненный вами бриф вам нужно будет с профессионального сленга перевести на человеческий.

Плохой пример: ≪Требуетсяпять машин для перевозки — желательно вишенки — и одна легковая, типа бочки или подобного≫.

Плохой результат: нет, ну вишни вам в грузовик не положат и бочку тоже вряд ли привезут, но если собеседник не разбирается, как минимум он вам будет звонить.

Хороший пример: ≪Требуется пять машин для перевозки марки ≪ЧерриВанетт≫(или аналогичной грузоподъемности) и одна легковая, типа ≪ТойотыКороны≫.

Хороший результат: получаете то, что нужно, не получаете лишних звонков.

3. Четкие сроки

Если вам что-то нужно — значит, вы знаете, когда вам нужно. Если не знаете — потратьте три минуты и подумайте. Постарайтесь учесть риски.

Плохой пример: ≪Роликнужен на следующей неделе≫.

Плохой результат: получае- те его в 17.55 в следующую пятницу, а показать его надо было этим утром.

Хороший пример: ≪Роликпоказывать будем в следующую пятницу в 10 утра.

Технический чек — накануне в 18.00. К этому времени нам уже нужен согласованный вариант, это у нас обычно занимает 2—3 часа. Давайте перестрахуемся и поставим контрольный срок — в четверг, в 10.00≫.

Хороший результат: вы получаете видеов 10.00 в четверг, согласовываете к обеду, в 18.00 передаете его прокатчикам,убеждаетесь, что все работает. В 10 утра в пятницунаслаждаетесь результатомпроделанной работы.

4.Понимания цены и уровня исполнителя

Одна из самых нелюбимых всеми поговорок работает всегда: ≪Скупойплатит дважды≫. А значит, если вы за 15 тысяч попросите прокачать ваше авто, как в ≪Тачкена прокачку≫, то, к сожалению, результат вас почти наверняка расстроит. По поводу соотношения цены и качества вообще есть просто идеальная формула: Быстро, дешево, качественно — выбирай любые два! Быстро и дешево не будет качественно. Дешево и качественно не будет быстро. Качественно и быстро не будет дешево.

5. Понимание целевой аудитории.

Даже если вы генеральный директор сельской библиотеки. И ходят к вам все от мала до велика. И вообще вы на бюджетном финансировании. Но тут вдруг решили что-то для себя приобрести, ну, например, заказываете подрядчику праздничное мероприятие в честь дня рождения Пушкина, вам все равно придется определить целевую аудиторию.

Плохой пример: ≪Хотимпраздник для нашей библиотеки, придут все, от 9 и до 99≫.

Плохой результат: девятилетние дети, зевая, играют в шахматы. 99-летние дедушки не понимают, как играть в ≪Алиас≫.

Хороший пример: ≪Кнам на праздник придут люди от 9 до 99. Однако школьники и пенсионеры и так гарантированно придут, ведь кроме библиотеки, им пойти в субботу некуда. Другое дело — работающая молодежь, вот тут у нас провал. Давайте тогда выберем целевую аудиторию от 25 до 45, в основном, конечно, женщины (ведь большинство мужчин в нашем поселке работают вахтовым методом).

Хороший результат: дети и пенсионеры пришли, а с помощью правильно выстроенной рекламной кампании, учитывающей анализ потребностей целевой аудитории, в нашей библиотеке теперь много новых читателей. Это молодые женщины, и теперь у них тут по субботам проходит встреча литературного кружка. Идею подкинули эвентеры, спасибо им≫.

И в завершение

Обратная сторона медали, или как работать с подрядчиками, которые говорят вам: ≪Намне нужен бриф, мы все поняли≫. Единственно верный ответ тут — настоять на брифе. Иначе зачем вы сейчас читали эти четыре страницы? Вы ведь теперь-то наверняка согласны, что бриф не просто необходимость, а очень эффективный инструмент.

0
0
Ваша оценка: Нет